אם אתם קוראים את המאמר הנ"ל ככל הנראה קיבלתם מכתב דרישה למסמכים, או שמפקח של מינהל הסדרה ואכיפה יצר איתכם קשר על מנת להתחיל ביקורת שכר בחברה. אני, נמרוד רטנר, רו"ח, עו"ד ובודק שכר מוסמך כאן כדי להשיב על השאלות החשובות ביותר שמעסיקות אתכם – בכל הקשור לזרוע העבודה, החוק להגברת האכיפה של דיני עבודה ואישור בודק שכר מוסמך.
במידה ולא קיבלתם מכתב דרישה לאישור בודק שכר מוסמך, או למסמכים נוספים או שהמפקח של מינהל ההסדרה והאכיפה לא יצר אתכם קשר, המאמר הזה יעזור לכם להבין את הצעדים הנכונים כאשר תהיו תחת ביקורת.
התשובות לשאלות על הביקורת של זרוע העבודה
שתי השאלות הראשונות שעולות לכם לראש בכל הקשור לזרוע העבודה, וככל הנראה, שבגללן הגעתם למאמר שלי שעוסק בביקורות של זרוע העבודה ובאישור בודק שכר מוסמך:
- למה הגיעה אליי הביקורת של מפקחי זרוע העבודה?
- מה הם רוצים לבדוק בעסק שלי?
התשובה לשאלה הראשונה היא די פשוטה. במרבית הפעמים, הבקרות נערכת בעקבות תלונה של עובד למינהל ההסדרה ואכיפה. אולם, ייתכן שזרוע העבודה ערכה ביקורת יזומה בקרב אוכלוסיות המעסיקות אוכלוסיות מוחלשות. לדוגמה: בני נוער, עובדי שמירה וניקיון, עובדים בעלי שכר נמוך ועוד.
ואחרי שענינו על שאלת ה-"למה", נענה גם על שאלת ה-"מה" – עם חמשת הסעיפים המרכזיים שהמפקחים של מינהל ההסדרה והאכיפה מתמקדים בהם. כשהמכנה המשותף לכלל הנקודות הוא שהן משפיעות על השכר של העובדים שלכם:
- חוק שכר מינימום, התשמ"ז- 1987.
- חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי"א-
- חוק הגנת השכר, התשי"ח- 1958.
- תשלומים מתוקף צו הרחבה לפנסיה חובה.
- אחריות של מנהל תאגיד (סעיף 14 לחוק להגברת האכיפה של דיני עבודה) ואחריות של מזמין שירות (סעיף 25 לחוק להגברת האכיפה של דיני עבודה).
שימו לב! כי המפקח רשאי לבדוק את כלל ההוראות המנויות בתוספת השנייה של חוק להגברת האכיפה >>
לאחר שענינו, על שתי השאלות שהטרידו את המחשבות שלכם וגרמו לכם להיכנס למאמר, אני רוצה להתמקד בפעולות שמומלץ לעשות כאשר מגיעה ביקורת של מינהל ההסדרה והאכיפה.
הפעולות המומלצות לפני הביקורת של מינהל ההסדרה והאכיפה
ראשית, אני חייב להדגיש כי אנו חייבים לשתף פעולה עם המפקח, אי שיתוף פעולה עם המפקח יגרום יותר נזק מאשר תועלת!
בנוסף לכך, אנו חייבים למסור לו את כל המסמכים שהוא מבקש תוך פרק זמן סביר – זוהי נקודת המפתח: מסירה תוך פרק זמן סביר ולא במיידי.
מדוע אנו רוצים להשהות במעט את המסירה של המסמכים? על מנת לעבור ולראות האם המסמכים שאנו עומדים למסור כוללים הפרות לכאורה של דיני עבודה, אני חוזר ומדגיש, גם אם גיליתם שהמסמך כולל הפרה לכאורה של דיני עבודה, אסור לכם לשנות את המסמך או לזייף אותו.
הסיבה המרכזית: אתם לא יודעים איזה מידע נמצא ברשות המפקח, וייתכן, שהוא יזהה במהירות הבזק שהמסמך שונה על ידכם – ואז הוא יקבע שהייתה הפרה ברף הגבוה ביותר, בכוונה תחילה ולא בתום לב. הסיבה השנייה והלא פחות חשובה – זיוף מסמכים הינה עבירה פלילית בפני עצמה שיכולה לסבך את כל הנוגעים בדבר.
אז מה עושים כאשר אנו מזהים שיתכן שישנה הפרה לכאורה של דיני עבודה במסמכים שעומדים להישלח למפקח? אנו נשקול לצרף למסמך הסבר למה זאת לא ההפרה של הוראה של דיני עבודה למרות שבפועל נראה שזאת הפרה.
דוגמה מהשטח: בדוח נוכחות כלל עובדים שעבדו למעלה מ- 12 שעות ביום, בצירוף הדוח נוכחות ציינו שהעובדים שעבדו מעל 12 שעות לא עבדו ברצף והיום כלל מספר של הפסקות שלא נחשבות זמן עבודה, יודגש כי התשובה הינה תשובה אותנטית ותואמת את המציאות בשטח.
על החשיבות של בודק שכר מוסמך
במידה ואנו משוכנעים שהייתה הפרה של דיני עבודה, אני ממליץ לתקן אותה במיידי ולעדכן את המפקח על כך שבעקבות איסוף החומרים גיליתם שהייתה הפרה ותיקנתם אותם באופן מידי ורחבי. ההמלצה שלנו היא שעו"ד שהוא גם בודק שכר מוסמך ילווה את העסק מהשלב הראשון של שליחת המסמכים, ויבצע בדיקה שמדמה ביקורת של המפקח – על מנת לאתר הממצאים שעשויים לעלות בעת הביקורת ולהכין להם תשובות מראש לחקירה שיוזמן אליה מנכ"ל החברה.
השלב השני: לאחר שליחת החומרים למפקח יגיע זימון לפגישה במשרדים של מינהל הסדרה ואכיפה, שם המפקח יחשוף מה גילה בביקורת ויבקש את תגובתכם.
מנכ"לים שהתכוננו מראש וידעו אלו הפרות לכאורה המפקח ימצא יודעים לתת את התשובה המתאימה על מנת לשכנע את המפקח שהדבר אינו הפרה או הפרה ברף הנמוך בתום לב וקרתה רק באופן חד פעמי. לעומת זאת, מנכ"לים שלא הגיעו מוכנים עשויים לסבך את החברה ואת עצמם, בכך שיגידו דברים שיסבכו אותם עם המפקח. המפקח יערוך פרוטוקול של הישיבה/חקירה וימסור לכם את הפרוטוקול, ישנה חשיבות רבה לשמור על הפרוטוקול של החקירה להמשך התהליך.
השלב השלישי: הוצאת מכתב "השלמת מסמכים לצורך החלת מדיניות אכיפה -בשלב סיום החקירה". המכתב יכלול את החשדות לכאורה, כי קיים יסוד סביר כי הופרו ההוראות של דיני עבודה המנויות בתוספת השנייה של חוק להגברת האכיפה של דיני העבודה.
במכתב יצוין כי חברה המעוניינת שהממצאים יבחנו בהתאם למדיניות האכיפה של מנהל ההסדרה והאכיפה, או במילים אחרות: בדיקת האפשרות להמרת עיצום כספי להתראה מינהלית, או מנגד הפחתת העיצום הכספי. לכן, נדרש להביא אישור בודק שכר מוסמך.
מהו אישור בודק שכר מוסמך?
אישור בודק שכר מוסמך הינו אסמכתא למינהל ההסדרה וההאכיפה, כי המעסיק הפסיק את ההפרה והיא תוקנה – ככל שהיא ניתנת לתיקון.
בנוסף, בודק השכר המוסמך יפרט את הפעולות שעשה ויעשה המעסיק למניעת הישנות ההפרה בעתיד, הדבר הנ"ל חשוב יותר מהאישור עצמו כיוון שאם המפקח ישתכנע כי המעסיק עשה פעולות מהותיות לתיקון ההפרה ומעוניין לעשות פעולות של בקרה שוטפת בעתיד, הוא ככל הנראה יבחר באפשרות של התראה מנהלתית ולא עיצום כספי.
לסיכום, כאשר מגיע ביקורת של מינהל הסדרה והאכיפה מומלץ לבקש עזרה מאיש מקצוע שמתמחה בתחום, קרי בודק שכר מוסמך – ולא להסתמך על רו"ח של החברה.
אני עד לכך שככל שהחברה הכניסה את בודק השכר בשלב מתקדם יותר של התהליך כך התהליך הסתיים בהצלחה. לעיתים, ללא ממצאים של הפרות, כיוון שהצלחתי לשכנע את המפקח שהחברה לא הפרה את דיני העבודה – בהתאם לפסיקות של בית הדין הארצי לעבודה או לחלופין בניית אסטרטגיית שכר לחברה, שבעקבותיה, המפקח משתכנע שהטעות נעשתה בתום לב. והחברה פעלה באופן מיידי ברגע שגילתה את ההפרה, על מנת לתקן אותה ולמנוע כל הפרה עתידית שלא תבוא.
