לכל סוף שנה, יש בקרות סוף שנה שחייב לקיים.
מתי? החודש המומלץ ביותר לקידום בקרות סוף שנה הוא חודש דצמבר.
ולמה? הסיבה המרכזית היא שבמידה שמצאנו ליקויים במערך השכר של העסק, אנחנו יכולים לתקן את הליקוי כבר במשכורת של חודש דצמבר של אותה השנה ו"לרפות" את הליקוי.
התקופה השנייה המומלצת היא בחודש ינואר (נדבר על זה במאמר אחר), ומתייחסת להחלפת שנה ועדכון מספרים וטבלאות.
אילו בקרות מומלץ לקיים בסוף השנה?
טוב, אחרי שהבנו את החשיבות של עריכת הבקרות בחודש דצמבר, אני רוצה לעבור אתכם על הבקרות המומלצות, ולהסביר מדוע ישנה חשיבות לעשות את התיקון כבר בחודש דצמבר.
בחודש דצמבר אנו נבצע בקרות על מיסוי שכר העובדים ובקרות בדיני עבודה. בהתאם לפקודת מס הכנסה, העובד משלם מקדמות מס בכל משכורת ורק במשכורת חודש דצמבר ניתן לקבוע את חבות המס השנתית של העובד.
בשל כך, אם במהלך השנה נפלה טעות ונוכה לעובד מס מופחת, בחודש דצמבר ניתן לתקן את הטעות ולמסות את העובד בצורה נאותה, ללא חשש שבביקורת ניכוים של מס הכנסה בעל העסק יואשם שניכה בחסר מס מהעובד. אל תדאגו, במידה וטעיתם וניכיתם מס הכנסה ביתר, העובד תמיד יוכל להגיש בקשה להחזר מס, ומס הכנסה יחזיר לו את המס שנוכה לו ביתר, בתוספת ריבית והצמדה.
בקרות המיסוי המרכזיות שנדרש לבצע בסוף השנה הם:
טופס 101 מלא:
לוודא שכל העובדים מילאו בצורה מלאה את טופס 101. ככל שהתגלו עובדים שלא מילאו את טופס 101 בצורה מלאה נדרש לנכות משכרם 47% מס הכנסה, בהתאם לתקנה 5(א) לתקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), תשנ"ג-1993.
הכנסת עבודה ממעסיק נוסף:
לוודא שעובדים שמילאו בטופס 101 שיש להם הכנסת עבודה ממעסיק נוסף, והמעסיק הנוסף הוא המעסיק העיקרי, העבירו למחלקת השכר תיאום מס. במידה והעובדים לא העבירו תיאום מס למחלקת השכר נדרש לנכות משכרם מס שולי של 47%, בהתאם לתקנה 5(א) לתקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), תשנ"ג-1993.
זקיפת שווי שימוש רכב צמוד ונייד:
בהתאם לסעיף 2(2) (א) לפקודת מס הכנסה, ככלל, נדרש לזקוף לעובדים שווי שימוש במידה שהם מקבלים רכב צמוד מהמעסיק וטלפון נייד. אנו נערוך רשימת עובדים שהיו זכאים השנה לקבל רכב צמוד וטלפון נייד ונבדוק האם נזקף להם שווי בתלושי השכר בצורה נאותה.
שווי ארוחות:
מקומות עבודה רבים מספקים לעובדים ארוחות במקום העבודה כמו: כרטיס סיבוס/תן ביס וכו' או חדר אוכל. אני ממליץ לוודא שנזקף שווי נאות לעובדים בשל סבסוד הארוחות. הבדיקה תעשה מול משרד רואי החשבון של העסק שמלווה את החברה מול מס הכנסה, שיבדוק האם גובה השווי שנזקף לעובד תקין.
למה חשוב לבדוק שווי ארוחות? שמעו סיפור. אני רוצה לשתף אתכם במקרה של סושייה שבעל העסק אפשר לעובדים שלו להזמין מנות מהמטבח ולאכול על חשבונו ארוחת צהרים. בעל העסק זקף שווי ארוחה של 20 ₪ בתלושי השכר של העובדים במידה ובחרו לאכול במסעדה ארוחת צהרים. מפקח של מס הכנסה הגיע לעסק, ועבר על התפריטים וראה שאין אף ארוחה בשווי של 20 ₪, ולכן הוא חייב את בעל העסק לשלם את המס שהעובדים היו צריכים לשלם בשל סבסוד הארוחה. המסקנה: בדיקה נאותה של שווי ארוחות היה מוביל לכך שהסיפור הזה היה מסתיים אחרת.
זקיפת שווי מתנות:
כדאי לבדוק האם נזקף שווי לעובד בתלוש השכר בחודש קבלת המתנה או בחודש העוקב.
קבלו תזכורת קצרה לכללים שנקבעו ל- 3 סוגי המתנות שניתנות על ידי המעסיק:
- מתנות שהמעסיק נותן לרגל אירועים החוזרים על עצמם מדי שנה, לדוגמה: חגים, ימי הולדת, יום האישה. מתנות מסוג הנ"ל נחשבות הכנסת עבודה בידי העובד ולכן נדרש לזקוף בגינם שווי.
- מתנות שנותן המעסיק לעובדיו לרגל אירוע אישי חד פעמי, כגון: נישואין, לידת ילד, בר/בת מצווה, אינן נחשבות להכנסה חייבת בידי העובד, ובלבד שסך כל המתנות שקיבל העובד ממעסיקו לרגל אירועים אישיים בשנת המס לא יעלה על התקרה כאמור בתקנה 2 (4) לתקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות מסוימות).
- מתנה הניתנת לעובד מכספי הוועד אותם הפריש העובד מדי חודש, ככלל אינה נחשבת הכנסה בידי העובד, ולכן אין לזקוף בגינה שווי מתנות.
זקיפת שווי ימי גיבוש:
כדאי לבדוק האם נזקף שווי בעקבות השתתפות בימי גיבוש. בעקבות הנחיה בעניין זקיפת שווי הטבה בגין ימי גיבוש לעובדים, שפרסמה רשות המיסים בתאריך 9 לאפריל 2018, נקבעו מספר כללי אצבע שעוזרים לנו לקבוע מתי נדרש לזקוף שווי לעובד.
בקרות שכר מומלצות בדיני עבודה:
לאחר שעברנו על קבוצת הבקרות של מס הכנסה, אני רוצה לעבור אתכם על הבקרות המומלצות בדיני עבודה:
הבקרה הראשונה: שאלות שצריכות להישאל: האם צבירת החופשה לעובדים שעתיים במשרה חלקית נעשתה בצורה תקינה? ומה לגבי לעובדים שהתחילו לעבוד במהלך השנה? והאם נצברו ימי חופשה בתקפות בהן נעדר העובד מעבודתו? חשוב שיהיה מענה שמותאם לחוק בשלושת המצבים הנ"ל.
הבקרה השנייה – האם לעובדים חדשים שהתחילו לעבוד בחודש אוקטובר ואילך קיימת קופה פנסיה פעילה? יש לבצע בדיקה חשובה זו מכיוון שבהתאם לצו הרחבה לפנסיית חובה (נוסח משולב) (2011) נדרש להפריש פנסיה לעובדים שברשותם קופת פנסיה פעילה – לאחר שלושה חודשי עבודה, או בסוף שנת המס; המועד המוקדם מבניהם.
הבקרה השלישית – האם ההכנסה המבוטחת לצורך הפרשות פנסיוניות חושבה בצורה נאותה? אני ממליץ לערוך בדיקה מלאה על כלל העובדים בעסק ולא להסתפק במדגם.
הבקרה הרביעית – בקרה על הבונוסים שמשולמים בדרך כלל בסוף שנה.
אני ממליץ לכם לייצא את כלל העובדים שקיבלו בונוסים לקובץ אקסל ולוודא שישנו אישור על תשלום הבונוס בכתב/מייל מהממונה הנדרש, ולא שכחנו אף עובד.
בנוסף, יש לבדוק האם הבונוס חייב בהפרשות פנסיוניות בהתאם להסכם העבודה, וכדאי לערוך בדיקה נוספת שאכן הזנו את הסכום הנכון. ככלל, בונוס חד פעמי אינו חייב בהפרשות פנסיוניות, אלא אם כן נקבע אחרת בהסכם עבודה אישי, בהסכם קיבוצי או בצו הרחבה ענפי.
הבקרה החמישית – כדאי לבדוק אלו רכיבי שכר לא היו בשימוש כל השנה ולסמן אותם כלא פעילים.
שלום, קוראים לי נמרוד רטנר, אני עו"ד, רו"ח ובודק שכר מוסמך עם ניסיון רב שנים בתחום בקרות השכר. אם יש לכם שאלות, מוזמנים להתייעץ איתי בשמחה.
