חודש ינואר הוא החודש האידיאלי לבדוק, להעריך ולתקן את ההגדרות בתוכנת השכר ולבדוק האם ההגדרות תואמות את חוקי העובדה וההסכמים שהעובדים חתומים עליהם.
להלן רשימת הגדרות המומלצות לבדיקה:
הגדרות צבירת חופשה ומחלה
במהלך הבקרות שלי אני עד לתופעה של קיבוע צבירות, כלומר בתוכנת השכר מוגדר שהעובד צובר יום חופשה אחד בכל חודש ללא קשר לוותק שלו, עד לשנה החמישית אין משמעות לקיבוע כי העובד זכאי ל 12 ימי חופשה נטו בהנחה שעובד 5 ימים בשבוע ולא חל עליו צו הרחבה ענפי או הסכם קיבוצי שמגדילים את הזכאות, אולם החל מהשנה השישית העובד זכאי לתוספת ימי חופשה. כאשר חשבת השכר מגדירה צבירה קבועה של ימי החופשה, נדרש לתקן ידנית את הצבירה, מניסיון שלי לרב הדבר נשכח והעובד ממשיך לצבור חופשה לפי 12 ימים נטו.
לכן, כאשר נערוך ביקורות נרצה לוודא שהגדרות הצבירה הם בהתאם לטבלאות שהוגדרו מראש, כמובן שנבדוק האם הטבלה הוגדרה בצורה נאותה. טבלאות אלה יבטיחו כי צבירת ימי החופשה תתעדכן אוטומטית בהתאם לוותק של העובד.
במידה שאני מזהה בבקרה שהחשבת שכר הגדירה צבירה קבועה, נמליץ לחברה לבצע הגדרה של צבירת זכאויות לפי טבלאות החל מחודש ינואר.
עדכון השכר הממוצע במשק
קיבוע נוסף שעשוי לגרום לחישוב הפרשות לפנסיה בצורה שגויה הינו השכר הממוצע במשק, מספר רב של מעסיקים מגבילים את ההפרשות הסוציאליות עד לגובה השכר הממוצע במשק. כמובן שבהתאם לצו הרחבה לפנסיה חובה ניתן להגביל. אולם נדרש לבדוק האם לא חל על החברה צווי הרחבה ענפים או הסכמים קיבוציים שמרחיבים את הזכות.
אני רוצה לשתף אתכם במקרה של חברה שבחרה לקבע את ההפרשות עד לשכר הממוצע במשק ועשתה זאת באמצעות הגדרת תקרה ידנית. באותו מקרה, חשבת השכר שכחה לעדכן את התעריף של השכר הממוצע לחלק מהעובדים כאשר השכר הממוצע התעדכן.
החברה עברה ביקורת של זרוע העבודה והמפקח גילה שהחברה הפרישה בחסר במשך כל אותם שנים. המפקח חייב את החברה לבצע השלמת הפקדות או שיטיל עליה עיצום כספי בגובה של כ- 350,000 ₪.
כמובן שהחברה בחרה לתקן את ההפרשות, אולם אי הנעימות היה יכול להיחסך, אם חשבת השכר לא הייתה מקבעת את השכר הממוצע לכל עובד בנפרד ובוחרת באפשרות בתוכנת השכר שמגבילה את ההפרשות עד לשכר הממוצע. כאשר השכר הממוצע מתעדכן ניתן לשנות באופן גורף לכל העובדים ולא לכל עובד בנפרד.
הבקרה שנבדוק בחברות שמגבילות את ההפרשות עד לשכר הממוצע היא האם ניהול ההגבלה מתבצע ממקום אחד ולא אצל כל עובד בנפרד.
טופסי 101
בקרה נוספת וחשובה היא בדיקה האם כל העובדים מילאו את טופס 101, בהתאם לתקנה 2(א)(2) לתקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה). התקנה קבעה כי כל העובדים נדרשים בראשון לינואר של כל שנה למלא מחדש את טופס 101.
לאחר שהעובדים מילאו את הטפסים נדרש לבדוק האם לא חל שינוי בטופס העובד שמשפיע על נקודות הזיכוי של העובד, ככל שחל שינוי נדרש לוודא שהעובד צירף את האסמכתאות הנדרשות לכך.
להלן האסמכתאות הנפוצות שנדרש לבקש מהעובד במילוי טופס 101 מחדש.
- אם העובד סימן שהוא זכאי להטבת מס כיוון שהוא מתגורר בישוב מזכה – העובד נדרש לצרף לטופס 101 אישור הרשות על גבי טופס 1312א.
- אם העובד סימן שהוא זכאי לנקודת זיכוי בגין ילדים שאינם בחזקתו המפורטים בחלק ג הוא משתתף בכלכלתם – העובד נדרש להמציא המציא פס"ד המחייב אותו בתשלום מזונות, אין חובה לדרוש כל שנה מהעובד פס"ד מספיק רק פעם אחת ולשמור בתיק של העובד.
- אם העובד סימן שהוא זכאי לנקודות זיכוי בגין ילד עם מוגבלות שטרם מלאו לו 19 שנים – העובד נדרש לצרף אישור גמלת ילד נכה מהמוסד לביטוח לאומי לשנה הנוכחית.
- אם העובד סימן שהוא זכאי לנקודת זיכוי בשל תשלום מזונות לבת הזוג לשעבר והוא נישא בשנית – העובד נדרש לצרף פסק דין.
- אם העובד סימן שהוא זכאי לנקודת זיכוי בשל סיום לימודים לתואר אקדמי, סיום התמחות או סיום לימודי מקצוע- העובד נדרש למלא את טופס 119 ולצרף תעודת סיום.
