כך תמנעו מהטעויות הכי נפוצות בהגדרת שעות נוספות במערכת הנוכחות. מדריך קצר שכתבתי שמסביר על בקרת חישוב שעות נוספות, בקרה מרכזית במיוחד השייכת לקבוצת הביקורת הכי חשובות בבקרת שכר – קבוצת בקרות נוכחות.
החשיבות של הבקרה על השעות הנוספות ודיווחי הנוכחות נובעת מכך ששגיאה בחישוב שעות העבודה הינה שגיאה רוחבית אשר משפיעה על מספר רב של רכיבי שכר לרבות הפרשות פנסיוניות.
כעת נעבור על הטעויות הנפוצות ביותר בהגדרת שעות נוספות במערכת הנוכחות שנתקלתי בעת ביקורת נוכחות בארגונים גדולים וקטנים שנובעות מהגדרות שגויות של ההסכמי נוכחות במערכת:
טעות נפוצה ראשונה: התעלמות מימי היעדרות שהעובד זכאי לתשלום עבורם (חג, חופשה ומחלה) כאשר מחשבים את השעות הנוספות ברמה השבועית
בהתאם לפסיקה בית הדין הארצי לעבודה ע"ע (ארצי) 188/06 סמי בוג'ו נ' קל בניין בע"מ (28.11.2010), כאשר אנו באים לבדוק את שעות העבודה ברמה השבועית אנו נדרשים לבדוק האם באותו שבוע נכלל יום היעדרות שהעובד זכאי לתשלום בעדו (חג, חופשה ומחלה), במידה שנכלל נדרש לכלול את השעות ששולמו בעד אותו היום בחישוב השעות השבועיות הרגילות.
טעות נפוצה שנייה: אי הגדרת שעות עבודת לילה
בהתאם לסעיף 1 לחוק שעות עבודה ומנוחה, "עבודת לילה" היא עבודה שלפחות שעתיים ממנה הן בתחום השעות שבין 22:00 ל-6:00.
כלומר, נדרש שהעובד יעבוד לפחות שעתיים בתחום השעות הנ"ל.
טעות נפוצה שלישית: הגדרת תקן של שעות לעובד במשרה חלקית
כאשר העובד מועסק במשרה חלקית, על הפרש השעות שעבד (בין משרה החלקית למשרה מלאה) יקבל העובד תעריף של 100% ולא עפ"י חישוב שעות נוספות, במידה שבהסכם בתוכנת הנוכחות הוגדר תקן עבודה יומי מופחת, ככל הנראה תוכנת הנוכחות תחשב את השעות העודפות כשעות נוספות.
טעות נפוצה רביעית: שעות הנוספות ברמה השבועית ביום השבת
במספר רב של ארגונים אני מזהה שביום השבת אינו נכלל בחישוב מסגרת חישוב השעות הנוספות השבועיות.
הטעות הנפוצה הינה תשלום של שעה רגילה החל מהשעה הראשונה בשבת למרות שהעובד עבד במהלך השבוע 42 שעות רגילות.
טעות נפוצה חמישית: עבודה במשמרות רצופות
כאשר עובד מועסק במשמרות רצופות שחלה הפסקה בניהם נדרש לבדוק האם המשמרת הבאה הינה המשך של המשמרת הראשונה או משמרת של יום עבודה חדש. כלל האצבע הוא קיומה של הפסקה בת לפחות 7 שעות בין המשמרות.
בין הדין הארצי לעבודה בע"ע (ארצי) 68015-03-17 חברת קבוצת השומרים שמירה ובטחון בע"מ נ' דמיטרי קלינין (17.4.18) קבע כי "העובדה שבין יום עבודה למשנהו יש הפסקה שהיא פחות מ- 8 שעות, תוך הפרה של סעיף 21 לחוק, אינה מביאה בהכרח למסקנה שהשעות של המשמרת העוקבת הן בבחינת שעות עבודה באותו "יום עבודה" של המשמרת הקודמת ולכן מזכות בגמול עבודה בשעות נוספות.
חשוב לי להדגיש כי אי מתן הפסקה של 8 שעות בין יום למשנהו מהווה הפרה שחושפת את העסק לעיצום כספי.
אז מה חשוב לזכור לסיום? ישנן לא מעט טעויות נפוצות בהגדרה של שעות נוספות במערכת הנוכחות העלולות להוביל לתשלום שגוי לעובדים, ולבעיות משפטיות עבור המעסיק. חשוב מאוד להקפיד על הגדרת כללים ברורים ומדויקים במערכת הנוכחות, ולהיות ערניים לשינויים בחוק כדי למנוע תקלות – ולטפל בהן במהירות בעת הצורך.
